現在１３位です。今週も出張いっぱいです。
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口を開けばそればっかりだねえと言われそうなのですが・・・
本当に周りの人には恵まれていると思います、私。
札幌の物件は今現在４棟あり、それぞれ別の管理会社さんに管理を依頼しております。
札幌７棟目は売買したのと別の管理会社さんに依頼しました（切り替えたばかりの
管理物件を売却してしまったので、そのお詫びに）が、それ以外は仲介してくださった
業者さんが管理も是非ということだったので、それぞれ購入と管理を同じところに
依頼しています。
そして、その管理会社さんが入れる清掃とは別に、私が独自に別の清掃業者さんに
清掃を委託しております。この清掃業者さん、清掃結果を写真撮影して送付してくれたり
仲介業者さんが見ている賃貸募集のサイトの内容と現地を比較してくださり、条件として
登録されていないところの指摘や、周囲の賃貸物件と比較しての募集条件の弱いところの
報告などもしてくれます。これが結構助かるんですよねえ。
で、今まではその清掃報告を私が確認して、問題がありそうなところに関してのみ
管理会社さんにこちらから転送するという流れを取っておりました。そりゃあもう、
どこの馬の骨ともわからない人からの清掃報告を直接管理会社さんが受けるなんて
普通に考えたら対応してくれるわけがない、と思っていましたので。
しかし、札幌８棟目を購入する時に、その管理会社さんと条件について話し合いを
している最中に、ちょっと考え方が変わる発言が先方からありました。清掃業者さんは
こちらで入れるので手配不要ですという話をした際に「一度その清掃業者さんと話を
させて貰えませんか？うちとしても連携できるところは連携したいので」と言って
くださったのです。え、自分で手配してない清掃業者さんと連携しちゃうんですか？
私の中ではけっこう衝撃的でした。
そこの管理会社さん、良くも悪くも管理は俗人的なところがあるようでして。
色々なことがあまり定型化できていないようなのです。今回の私との管理契約を契機に
もうちょっと会社としてのシステム化を考えないといけないなあ、みたいな感じでした。
今までは２４ｈ管理の仕組みも導入しておらず、全部自社で担当さんが交代で電話を
受けていたみたいですし、雪庇落としも業者さんに頼まずスタッフの人が自分で屋根に
登って対応していたらしいです。しかもオーナーにその費用を請求することもなく。
なんかそれはそれですごいなあと思いました。
そんな管理会社さんから、清掃業者さんと打ち合わせをさせてほしいという依頼が
ありましたので、清掃業者さんにその旨伝え快諾いただきました。そして直接両社で
話し合った結果、私が受けている清掃報告を管理会社さんでも同時に受けたい、と。
私は結構メールを放置してしまうところがあります。サラリーマンもしていますし、
なんだかんだといつもバタついているので、ついメールの返信が漏れてしまうという
問題があります。清掃業者さんと管理会社さんが連携してくれて、結果に応じて
いい感じに動いていただけるなら、それが一番いいなあと私自身も思いました。
結論として、管理会社さんと清掃業者さんと私が所属するＬＩＮＥグループを作って
そこで清掃報告を受けるという流れにしました。ＬＩＮＥやＦＢのメッセンジャーは
即時性を求めるやり取りには向いているし、清掃結果は後から見直したりすることも
基本的にはないためです。
記録として残しておきたい（後から検索してその時のことを調べたりするような）内容に
関しては、ＬＩＮＥやＦＢのメッセンジャーなどのＳＮＳは不向きと私は考えます。
なぜなら、検索機能がしょぼすぎるからです。確定申告時に「あれ、これって何の
経費だっけ？」と調べるのがすごく大変です。しかしコミュニケーションツールとしては
とても便利なので、清掃結果を受けてどうするこうするというやりとりをするのには
向いていると思います。清掃結果を受けて見積がどうのこうのという話になったら、
それだけメールで送ってくださいという流れにすれば良さそうだ、と考えました。
さて、東京８棟目がその考えになるなら、他の物件も同じことができないかと考えたく
なるのは必然です。札幌６棟目の管理会社さんは自社で何かと抱え込みたがる傾向が
あるので（こちらで清掃業者さんを入れるのもちょっと嫌がっていた気がします）、
相談しないことにしますが、それ以外の札幌５棟目と札幌７棟目はそういう連携に対して
柔軟にやってくれそうなので、相談してみることにしました。
札幌７棟目の管理会社さんは、元々清掃業者さんからの指摘内容は清掃業者さんより
直接連絡してくれて構わないという運用を許容してくださっていました。しかし、
一回くらいはそういう形で動けた時もありましたが、ルーティンワークではないので
いつしかそんな運用も忘れられていました。
今回、ＬＩＮＥグループで清掃報告ができることがわかったので、それであればと
札幌７棟目の管理会社さんにもＬＩＮＥグループ作っていいか確認をしました。
こちらも快諾いただきまして、同じような運用を始めることができました。
札幌５棟目の管理会社さんに関しては、元々ＦＢを使った物件の管理なども行って
おりますので、そういう意味では抵抗はないだろうと思っておりました。
ただ、私自身が前述の検索性の悪さを気にして、ＦＢを活用した物件管理ではなく
メールでの連絡を採用しているというところがありまして、その点が悩ましいです。
清掃業者さんの清掃報告を受けることは歓迎だけど、もしそれを実現するのであれば
できればＦＢを使った物件管理に切り替えて貰えないか、という相談がありましたので
これに対してどうジャッジするかを現在考えているところです。
基本ＦＢにして、この内容だけはメールでも送って貰えますかと個別に依頼するのが
いいのかなあと考えております。相談してみよう。
清掃業者さんからの報告をＬＩＮＥグループに切り替えたことで、対応がスピーディーに
なったような気がします。私自身も、メールで来ているとどうしても後回しにしがちな
諸々のやりとりを多少優先させることが出来ますし、悪くないなあという感じです。
ちなみに、これも清掃業者さんから提案いただいたのですが、チャットワークという
ビジネス向けのチャットツールを使うというのが個人的にはベターな案と思います。
検索機能がきちんとしているので、即時性と検索性が両立されているツールです。
サラリーマンの仕事で多少使っているので、その良さは理解しています。
ただ、管理会社さんが使ったことがないだろうという点を考慮し、今回は見送りました。
本当は管理会社さんとＴｏＤｏリストを共有できたりすると良いんですけどねえ。
私自身もすぐ色々忘れてしまいますし・・・。
結果として、管理委託している４社中３社が、私が勝手に頼んだ清掃業者さんとの連携を
快諾してくれたことになります。柔軟にいろいろ対応していただける皆様とお仕事をする
ことができて、私はやっぱり周りの人に助けられているなあと改めて思いました。
一人では何もできません。今後とも皆様に頼りながら生きていきます（笑）
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