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引き続き、札幌出張の話題をお届けします。札幌５棟目の空室の現場を確認して、
どう対策するかの交通整理を行う必要があることを認識しました。
札幌に到着する前日、札幌５棟目の清掃業者さんから個人宛にメッセージが届きました。
見ると、いつもの写真が掲載されているＵＲＬが貼られています。あれ、清掃の結果は
管理会社さんも読んでいるＦＢグループにいつも送ってくれるのに、なんでこれだけ
個人宛なんだろう？
メッセージを読むと、お部屋に小さな虫の死骸が転がっていることと、ロフトに上る
階段に靴の足跡がついていることが報告されておりました。そっか、この間私から
清掃業者さんに「清掃の時に空室の状況も一緒に見て貰えるとありがたい」とお話を
したからですね。早速確認していただき、ありがたいです。そして空室の状態があまり
芳しくなかったから、個人宛にメッセージで報告してくれた、ってことだと判断。
札幌５棟目の管理会社さんはこういうところはちゃんとやる会社さんなのですので、
こういう状況は珍しいです。果たしてどうしたんだろう？
とりあえずやることは、自分で状況を確認すること。管理会社さんに部屋のロックを
解除する番号を聞いて、現地に赴きました。うん、確かに小さな虫の死骸が転がって
います。しかもそこそこの数。そして階段には靴の跡。これは確かに印象よくないです。
少し時間があったので、その足で管理会社さんに直行。土日は電話番の方が１名出社して
いるのが常ですが、この日は専務がお留守番（？）をされておりました。
よもやま話をしつつ、空室の件について報告。専務はなるほどという顔をしながら
「清掃業者さんで対応して貰えないものなのでしょうか」と。あ、なるほど、だから
この状態になっているのか。納得しました。
少し前ですが、管理会社さんの巡回が値上がりするという連絡がありました。
どうしようか検討しましたが、清掃業者さんが巡回に類するくらいの報告を毎回して
くださっているので、それだったら清掃業者さんに一本化してもいいかなと思い、
管理会社さん側の定期巡回・報告の契約を終了したという経緯がありました。
管理会社さん的には、巡回契約の中に空室の維持メンテナンスや簡易清掃も含んでるから
その契約がなくなったら、簡易清掃等は清掃業者さんでしょ、と思っていたようです。
他方、清掃業者さんは今までその内容が契約に入っていないので、空室の簡易清掃は
管理会社さんが引き続き行うと思っている、と。
お互いに違うと思っていれば、そりゃ漏れるのは当たり前ですね。
切り替えの時に私がもう少し交通整理をしておくべきでした。
管理会社さんには、追加料金で構わないので今回の簡易清掃はお願いしたいと伝え、
今後については清掃業者さんに対応いただけるか相談してみる、としました。
その後、社内でこの事案が共有されたようで、管理担当の方から直接メッセージで
放置になってしまったことに対する謝罪の連絡がありました。少し前に見てきた時は
問題なかった、という一言も添えられていたので、巡回や清掃の契約がなくても
現地を見に来てくださっているということもこの連絡で理解しました。
本来、この担当の方が謝罪する必要はないと私は思ってます。そもそも週末は
お休みを取っている状況ですから、休み明けから動き出せば良いとサラリーマンの
立場なら考えるでしょう（少なくとも私はサラリーマンの仕事に関してはそうします）。
それでも連絡をしていただけるというところが担当の方のフットワークの軽いところで、
かつ当事者意識が高いところなのでしょう。ありがたいです。
こちらの動きとしては、清掃業者さんにまずは空室の簡易清掃が契約に含まれるか、
含まれない場合は対応可能か、可能な場合の追加料金はどうなるか、などの話を
詰める必要があります。また、管理会社さんと清掃業者さんの作業のすみわけについても
３者の間で明確にしておく必要があります。この辺は私が音頭をとらなくてはならないと
思いますので、隙間時間を見付けて動きたいと思います。
コストダウンのために分離発注するケースにおいては、分離発注をした人が監督として
全ての責任を取る必要がある、ということを改めて肝に銘じたいと思います。
分離した方が安くなるのは、その分自分が仕事をしなくてはならないからです。
リフォーム工事に限らず、いろいろな場面でそういう認識を持っておく必要ありです。
気を付けよう。
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